Diariamente nós executamos inúmeros tarefas, seja na vida profissional, seja na vida pessoal, como por exemplo: receber e tratar um pedido de cliente, realizar uma entrega, ou ainda, levar os filhos na escola ou cortar a grama. É bastante natural que durante a execução surjam ideias ou formas de realizar estas tarefas de uma maneira melhor, e isto é muito bom, pois gera a melhoria contínua e consequentemente a otimização do tempo e o aumento dos resultados. Acontece que, muitas vezes estes ajustes, que são realizados sem planejamento em um ponto específico da tarefa, acabam gerando problemas em outro ponto que estava funcionando perfeitamente. Aí é feito um ajuste neste ponto que passou a gerar problemas, também sem planejamento, e um outro ponto deixa de funcionar, e assim por diante, onde melhora-se um ponto e outro passa a dar problemas.
Diante disto, então como deve-se fazer para promover a melhoria contínua? Como realizar ajustes em ponto deficitário da tarefa sem gerar novos problemas? Há uma forma fácil e rápida de fazer isto? Há sim, é através do mapeamento de processos AS-IS/TO-BE? Saiba mais:
Mas, o que é AS-IS/TO-BE?
O AS-IS/TO-BE são fases do mapeamento de processos, ou seja, uma ferramenta de gestão que auxilia na descrição e na melhoria dos processos organizacionais.
AS-IS
É o mapeamento do processo no estado atual, ou seja, uma visão de ponta a ponta, de como as tarefas e demais atividades são feitas atualmente. A sua construção é feita de maneira colaborativa e com a participação de todos os envolvidos, gerando insights de iniciativas de melhoria, que são base para a próxima etapa, o TO-BE.
TO-BE
Já o TO-BE é definição futura do processo, construída a partir do AS-IS, onde são identificados os pontos de melhoria, a fim de redesenhar, transformando-o em uma versão futura que reflita a melhor forma de realizar as atividades, como uma visão de ponta a ponta, integrando as áreas e que considere os interesses da organização e as expectativas sob o Foco DO Cliente.
Por que mapear?
Dentre os benefícios, podemos destacar o fato de que a execução das atividades passa a ser por meio processos padronizados e com visão de ponta a ponta, e não mais por departamentos, gerando assim empatia e integração entre os colaboradores, ao invés de individualismo e disputa entre áreas. Além disso, a realização é feita de maneira coordenada, em sincronismo organizacional, sempre da mesma forma e por pessoas qualificadas.